2021年01月09日 2021年11月25日

【提案時・契約前】企画書はどうやって渡す?

いまから10年ほど前のこと。

フリーランスになったばかりの私は、知り合いの制作会社に席を置かせていただいてました。

その会社の仕事をすることもあるけど、基本的には自分の仕事をしていたし、とても自由で素敵な思い出。しかし唯一、あるイベント系の会社に提案にいった時のことが、魚の骨のように引っかかり続けています。

結論から言うと、提案資料を使いあいみつを取られ、かなり値切られたので断りました

御社に頼むと言う「口約束」で、数回にわたり打ち合わせを重ね、企画書・サイトマップ・ワイヤーフレームまで作った段階で、提案資料をあいみつを取るために使われてしまったわけです。

そりゃあ、そこまで資料が揃ってれば、こちらの提示額より安くなるでしょうよ!! と思いましたし、口約束を間に受けていた私たちは(特に私は)裏切られた気がして、不愉快になりました。

合理的に判断するなら、それまでの労力を回収するために受注した方が良かったのかもしれません。ただ、信頼関係が崩れた状態で仕事をするのは、精神的に不衛生だと感じたし、この先も後出しがあるかもな……と予防線を張った結果でした。

契約するまでは、見せるだけ

あいみつに使われてしまったのは、仕組みの問題だと捉え、データや紙は渡さないようにフローを変えました。

たとえ、Confidencialだの、弊社の許可なく対外的参照・配布・無断複製・流用を禁止いたしますだのって書いたところで、流そうと思えば流せますからね……。

  • iPadでお見せする。
  • 口頭でざっと説明する。

提案書自体はゼーッタイに渡さない。

これで解決だと思っていましたが、最近新たな悩みが発生。

資料をお見せするために、都度オンラインMTGを設定するの?

リソースの足りないチームや個人事業主の場合、すべての案件で都度オンラインMTGを実施することは難しいと思います。実作業が滞ってしまうから。

結局資料を送る必要が出てくることに気づきました。

企画流出を防ぐ提案資料の送り方

先方のモラルにかけてpdf送付!

一番シンプルな対応は、クライアントのモラルに期待してpdfを送付すること。

ファイルストレージや、自社サイトへのpdfビューワー埋め込みを使い、ダウンロードしづらくシェアすると、少しハードルが上がるはずです。

あくまでもpdf。見易さも担保できますし、バランスが良さそうです。

Googleスライドを使い、先方のメールアドレスに閲覧権限を付与

先方のメールアドレスにのみ閲覧権限を与えることで、社外の方に展開しづらくする方法です。

関係者のメールアドレスをすべて集める必要があるため、提案側のハードルが少し上がります。

また、キャプチャを撮って展開することはできるため、抑止力は軽めです。

追記2021.1.10
なんと! 閲覧権だけでもファイルをコピーできるのだとお伺いしました。なんてこった。

チャット形式でキャプチャとコメントをつける

クライアントの意思決定者が1人(一人法人、零細企業など)の場合にオススメしたい方法はこちら。

やり取りがなんらかのチャットツールになりがちなため、会話形式で提案してもなんら違和感はありません。むしろ、話が早いくらい。

あいみつを取る際に、クライアントも資料をまとめ直すことになり、めんどくささというハードルが上がるはずです。

ただし、実際に受注した際に、資料をまとめ直す必要がある。行き違いがおこやすいデメリットがあります。

おわりに

願わくば、契約後に初めて提案できる流れに持って行けますように……。

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